Malika™ Benutzerhandbuch

1. In fünf Minuten startklar

1. Anmelden unter malikaflow.com/auth mit der E-Mail-Adresse, mit der Ihr Konto angelegt wurde. Passwort vergessen? Nutzen Sie „Passwort vergessen“; Sie erhalten einen Link, der eine Stunde gültig ist.
2. Oberflächensprache wählen in der Seitenleiste (Deutsch, Englisch, Niederländisch, Französisch, Spanisch). Die Sprache eines Berichts folgt immer der im Gespräch gesprochenen Sprache, nicht der Oberfläche.
3. Profil wählen in der Schnellstart-Karte: Coach, Therapeut, Recruiter, Arzt oder Allgemein. Das legt den Standard-Sitzungstyp fest, damit der Bericht so geschrieben wird, wie Ihr Beruf es erwartet.
4. Malika aufs Handy holen (Kapitel 9). Aufnahmen aus der Home-Bildschirm-App sind zuverlässiger als aus einem Browser-Tab.
5. Erstes Gespräch aufnehmen: auf den großen Malika-Knopf tippen, sprechen, auf Stopp tippen. Wenige Minuten später liegt der Bericht im Dashboard und im Posteingang.

2. Ein Gespräch aufnehmen

Persönlich. Dashboard öffnen, unter dem Aufnahmeknopf den Sitzungstyp wählen (Standard-Meeting, Coaching, Therapie, Interview, Medizinische Konsultation), das Handy zwischen sich auf den Tisch legen und auf den Malika-Knopf tippen. Der Timer läuft. Zum Beenden auf Stopp tippen. Lassen Sie die App während der Aufnahme im Vordergrund; Malika hält den Bildschirm wach und lädt die Aufnahme in kleinen Stücken hoch. Jedes Stück wird zuerst auf Ihrem Gerät gespeichert, sodass ein Verbindungsabbruch, ein geschlossener Tab oder ein Absturz nichts kostet: Malika lädt den Rest hoch, sobald Sie wieder online sind.

Im Videocall (Zoom, Teams, Google Meet oder andere). Zwei Wege:

• Dashboard auf demselben Rechner wie der Call öffnen und dort die Aufnahme starten. Malika nimmt über Ihr Mikrofon auf — nutzen Sie die Laptop-Lautsprecher (keine Kopfhörer), damit die Gegenseite mit aufgenommen wird.
• Oder das Handy mit geöffneter Malika-App neben den Laptop legen und vom Handy aufnehmen.

Vorhandene Aufnahme hochladen. Sitzungen → Upload und eine Audiodatei wählen (m4a, mp3, wav, webm, mp4). Sie wird genau wie eine Live-Aufnahme verarbeitet.

Sagen Sie immer, dass Sie aufnehmen. Sie sind für die Einwilligung verantwortlich. Meist genügt ein einfaches „Ich nehme unsere Gespräche auf, um einen ordentlichen Bericht zu schreiben — ist das in Ordnung?“; notieren Sie die Antwort in Ihren Unterlagen.

3. Namen und Schlüsselbegriffe

Unter dem Sitzungstyp gibt es das Feld Namen & Schlüsselbegriffe. Tragen Sie die Namen der Gesprächspartner, Firmennamen, Medikamente, Projektnamen oder Fachjargon ein, durch Kommas getrennt, z. B. Anna Bergmann, ADHS, Q3-Budget. Die Transkription nutzt das als Hinweis, damit Eigennamen und Fachwörter richtig geschrieben statt geraten werden. Das Feld wird nach jeder Aufnahme geleert. Ist die Sitzung einem Klienten zugeordnet, werden dessen Name und Firma automatisch ergänzt.

4. Den Bericht lesen

Öffnen Sie eine Sitzung im Dashboard oder auf der Seite Sitzungen. Das Panel hat Reiter:

• Brief — der Bericht auf einer Seite: Kurzzusammenfassung, nächste Schritte pro Person, Entscheidungen und ausführliche Zusammenfassung. Das erhalten Sie auch per E-Mail.
• Transkript — der vollständige Text mit Sprechern und Zeitstempeln, plus die Schaltflächen zum Bearbeiten und Neu-Erstellen des Berichts (Kapitel 7).
• Zusammenfassung, Aufgaben, Entscheidungen, Zeitachse — die Bausteine des Berichts, jeweils auf eigenem Reiter.
• Ton, Einblicke, Risiko, Muster, Themen — tiefere Analyse: Stimmung im Gesprächsverlauf, Spannungspunkte, Risikosignale, wiederkehrendes Verhalten und Themen.
• Gedächtnis — was Malika sich über diesen Klienten für das nächste Mal merkt.
• Coaching, Sprecher, Follow-up, Kandidat, Glossar, Patient — erscheinen je nach Sitzungstyp (Coaching, Interview, Medizin).

Reiter mit „Engine noch nicht ausgeführt“ starten Sie mit einem Klick; Premium-Nutzer sehen die Credits auf der Schaltfläche. Nach jeder abgeschlossenen Sitzung erhalten Sie den Bericht auch per E-Mail und, falls aktiviert, als Push-Benachrichtigung (Kapitel 9).

5. Klienten und der Klientenverlauf

Direkt nach einer Aufnahme fragt Malika, zu welchem Klienten die Sitzung gehört (Zuordnen & analysieren). Sie können eine Sitzung auch später im Sitzungspanel zuordnen. Klienten legen Sie auf der Seite Klienten an, mit Name, Ansprechpartner, Firma und E-Mail-Adresse.

Öffnen Sie einen Klienten, sehen Sie das Wissensprofil (Vorlieben, Sorgen, wiederkehrende Themen, Entscheidungsstil — aus allen zugeordneten Sitzungen) und den Klientenverlauf: eine Zeitachse jeder Sitzung mit Ton, Risikostufe, Anzahl Aufgaben und Entscheidungen sowie eine kurze Darstellung, wie sich die Situation vom ersten bis zum letzten Gespräch entwickelt hat, mit Beachtenswertem für das nächste. Die Darstellung erscheint, sobald mindestens zwei analysierte Sitzungen zugeordnet sind.

6. Den Bericht an den Klienten senden

Es wird nie etwas automatisch an einen Klienten gesendet. Klicken Sie im Sitzungspanel auf An Klienten senden. Malika zeigt die E-Mail-Adresse und bittet um Bestätigung. Der Klient erhält den Bericht (Zusammenfassung, nächste Schritte, Entscheidungen) ohne die Analyse-Reiter — keine Tonanalyse, keine Risikosignale, keine Coaching-Notizen.

Bei medizinischen Konsultationen erhält der Patient die Patientenversion: verständliche Sprache, jeder Fachbegriff erklärt, Fragen für das nächste Mal und wann die Praxis zu kontaktieren ist. Die klinische Notiz bleibt bei Ihnen.

Sie können auch einen Freigabelink zu einer schreibgeschützten Webversion des Berichts kopieren.

7. Transkript korrigieren und Bericht neu erstellen

Namen falsch verstanden, eine Passage, die Sie lieber weglassen, ein falscher Sprecher? Öffnen Sie den Reiter Transkript und klicken Sie auf Transkript bearbeiten. Behalten Sie pro Sprecher einen Absatz in der Form „Name: Text“, damit die Sprecheransicht erhalten bleibt; Zeitstempel bleiben nach dem Bearbeiten nicht erhalten. Klicken Sie auf Transkript speichern. Malika fragt, ob der Bericht aus dem korrigierten Text neu erstellt werden soll. Das geht auch später mit Bericht neu erstellen. Neu erstellen ersetzt die bestehenden Ergebnisse und kostet auf Premium Credits wie eine normale Analyse. Das korrigierte Transkript wird auch für Ask Malika neu indexiert.

8. Ask Malika

Ask Malika (Seitenleiste) beantwortet Fragen über alle Ihre Sitzungen hinweg: „Was haben wir mit Anna zur Deadline vereinbart?“, „Welche Klienten erwähnten Schlafprobleme?“, „Fasse meine letzten drei Gespräche mit Peter zusammen“. Antworten kommen in Ihrer Oberflächensprache und nennen die Sitzungen, aus denen sie stammen. Durchsucht werden nur Ihre eigenen Sitzungen; Daten anderer fließen nie ein.

9. Handy-App, Benachrichtigungen und Safari auf dem iPhone

Malika auf dem Handy installieren. Das Dashboard ist eine Web-App, die Sie zum Home-Bildschirm hinzufügen können; sie öffnet dann bildschirmfüllend wie eine normale App, und Aufnahmen laufen zuverlässig weiter.

• iPhone / iPad: malikaflow.com/dashboard in Safari öffnen, auf Teilen tippen (Quadrat mit Pfeil), „Zum Home-Bildschirm“ wählen, „Hinzufügen“ tippen. Malika ab jetzt vom Home-Bildschirm öffnen.
• Android: Dashboard in Chrome öffnen, Menü (⋮) oben rechts, „Zum Startbildschirm hinzufügen“ oder „App installieren“. Oder im Dashboard auf „App“ neben dem Menü tippen.

Benachrichtigungen. Einstellungen → Benachrichtigungen → Benachrichtigungen einschalten. Sie erhalten auf diesem Gerät eine Nachricht, sobald ein Bericht fertig ist; Antippen öffnet die Sitzung. Auf dem iPhone funktioniert das nur aus der Home-Bildschirm-App, nicht aus einem Safari-Tab.

Während der Aufnahme am Handy: Malika im Vordergrund lassen, das Handy nicht sperren und nicht lange in eine andere App wechseln. Die Aufnahme wird unterwegs stückweise hochgeladen und zuerst auf dem Handy gespeichert. Bricht die Verbindung ab, läuft die Aufnahme einfach weiter; die Zeile unter dem Timer zeigt, wie viele Teile noch auf den Upload warten.

10. Premium oder Enterprise: Credits und eigener API-Schlüssel

Premium nutzt Malikas eigene KI. Jede Sitzung kostet Credits (Kapitel 2); ein neues Konto startet mit 150 Credits und 14 Tagen Test, danach wählen Sie ein Abo mit 500 Credits pro Monat. Aufnahmen über einer Stunde kosten 1 Credit extra je angefangene 15 Minuten, die Übersetzung eines Berichts kostet 1 Credit; Ask Malika ist bis 50 Fragen im Monat kostenlos. Zusätzliche Credits oder das Add-on Interview Intelligence kaufen Sie unter Abrechnung & Credits. Testkonten brauchen kein Abonnement.

Enterprise (eigener Schlüssel) läuft über Ihren eigenen OpenAI-API-Schlüssel: keine Credits, und Ihre Gespräche werden unter Ihrem eigenen API-Vertrag verarbeitet. Erstellen Sie einen Schlüssel auf platform.openai.com (API keys → Create new secret key), fügen Sie ihn unter Einstellungen → API-Schlüssel → OpenAI ein und klicken Sie auf Speichern. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder vollständig angezeigt. Solange noch kein Schlüssel hinterlegt ist, greifen Testkonten auf Malikas Schlüssel zurück, damit Sie sofort loslegen können.

Der Rest der App ist für beide Tarife identisch: Aufnahme, Berichte, Klienten, Senden an Klienten, Ask Malika und Benachrichtigungen.

11. Medizinische Konsultationen (Arzt und Patient)

Wählen Sie den Sitzungstyp Medizinische Konsultation. Eine Aufnahme liefert zwei Berichte: eine klinische Konsultationsnotiz für den Arzt (Beschwerde, Anamnese, Befunde, Beurteilung, Plan, Medikation, Untersuchungen und Überweisungen) und eine Patientenversion in verständlicher Sprache mit einem Glossar jedes verwendeten Fachbegriffs, Fragen für das nächste Mal und Hinweisen, wann die Praxis zu kontaktieren ist. Malika gibt nur wieder, was tatsächlich gesagt wurde, und fügt nie Diagnosen oder Ratschläge hinzu.

Auch Patienten können Malika zu ihren Terminen mitnehmen: aufnehmen (mit Einverständnis des Arztes) und zu Hause in Ruhe nachlesen, was gesagt wurde. Funktioniert auf Deutsch, Niederländisch, Französisch, Spanisch und Englisch — in der Sprache, die gesprochen wird.

12. Datenschutz und Ihre Daten

• Ihre Sitzungen, Transkripte, Berichte und Klienten sind nur für Sie sichtbar. Andere Nutzer können sie nie sehen.
• Audiodateien werden 7 Tage nach der Aufnahme automatisch gelöscht; Transkript und Bericht bleiben erhalten. Technische Protokolle werden 90 Tage aufbewahrt.
• Löschen Sie eine Sitzung selbst auf der Seite Sitzungen; sie ist sofort weg, inklusive Transkript und Analyse.
• Exportieren Sie alles unter Einstellungen → Datenschutz → Meine Daten exportieren (DSGVO). Beim Schließen des Kontos werden alle Daten nach 90 Tagen gelöscht.
• Malika ist für die EU gebaut: Server in der EU, DSGVO-Einwilligung bei der Registrierung, nichts wird zum Training von KI-Modellen verwendet.

13. Fehlerbehebung

• „Mikrofon nicht erlaubt“ — der Browser blockiert das Mikrofon. iPhone: Einstellungen → Safari → Mikrofon → Erlauben, bzw. für die Home-Bildschirm-App Einstellungen → Malika → Mikrofon. Android/Chrome: Schloss-Symbol in der Adressleiste → Berechtigungen → Mikrofon.
• Die Aufnahme hat von selbst gestoppt — meist wurde das Handy gesperrt oder eine andere App hat das Mikrofon übernommen (Anruf, Sprachmemo). Installieren Sie Malika auf dem Home-Bildschirm und lassen Sie die App im Vordergrund. Der bis dahin aufgenommene Teil wird gespeichert und verarbeitet.
• Hinweis „Gespeicherte Aufnahme“ oder „Unvollständige Aufnahme“ im Dashboard — diese Aufnahme ist noch auf diesem Gerät. Eine gespeicherte Aufnahme wird automatisch hochgeladen, sobald Sie online sind (oder tippen Sie auf Jetzt hochladen). Eine unvollständige Aufnahme bedeutet, dass die Seite geschlossen wurde, bevor Sie auf Stopp gedrückt haben: Tippen Sie auf Hochladen & verarbeiten für den Bericht oder auf Verwerfen, um sie vom Gerät und aus Malika zu löschen.
• Sitzung zeigt „error“ — die Audiodatei konnte nicht verarbeitet werden (leer oder beschädigt, keine Sprache). Öffnen Sie die Sitzung und klicken Sie auf Erneut versuchen, oder nehmen Sie neu auf. Das Malika-Team wird bei jeder fehlgeschlagenen Sitzung automatisch benachrichtigt.
• Keine Bericht-E-Mail — prüfen Sie den Spam-Ordner und fügen Sie [email protected] zu Ihren Kontakten hinzu. Der Bericht steht immer auch im Dashboard.
• Falsche Namen im Transkript — nutzen Sie vor der Aufnahme Namen & Schlüsselbegriffe (Kapitel 3) oder korrigieren Sie das Transkript danach (Kapitel 7).
• Der Bericht ist in der falschen Sprache — Berichte folgen der gesprochenen Sprache. Bei einer Mischung wird die dominierende Sprache verwendet.
• Am Handy abgemeldet — erneut anmelden; eine Anmeldung bleibt pro Gerät 30 Tage gültig.

14. Häufige Fragen

Funktioniert Malika ohne Internet? Teilweise. Bricht die Verbindung während der Aufnahme ab, nimmt Malika weiter auf und speichert alles auf Ihrem Gerät; sobald Sie wieder online sind, wird es hochgeladen. Das Öffnen des Dashboards und die Verarbeitung der Aufnahme brauchen eine Verbindung.

Wie lang darf ein Gespräch sein? Bis etwa drei Stunden pro Sitzung. Lange Sitzungen brauchen länger (grob eine Minute pro zehn Minuten Audio).

Kann ich zwei Personen mit demselben Handy aufnehmen? Ja. Malika trennt Sprecher automatisch; sie vorher zu benennen (Kapitel 3) verbessert die Zuordnung.

Kann ein Klient meine Analyse sehen? Nein. Ein Klient erhält nur, was Sie senden, und das enthält nie Ton-, Risiko- oder Coaching-Analyse.

Kann ich Malika am Computer nutzen? Ja, in jedem modernen Browser unter malikaflow.com/dashboard. Die Handy-App ist optional.

Wo ändere ich Name, E-Mail oder Passwort? Einstellungen → Profil. Die E-Mail-Adresse können Sie nicht selbst ändern; wenden Sie sich an den Support.

An wen wende ich mich? Antworten Sie auf eine beliebige Malika-E-Mail oder nutzen Sie das Kontaktformular auf malikaflow.com/contact. Es antwortet ein echter Mensch.